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全國數字檔案室建設推進會在寧召開

檔案保管從“紙張”轉為“數據”存貯

南報網訊（記者 呂寧豐 通訊員 梅正亮）10月18日，由國家檔案局主辦，江蘇省檔案局承辦，南京市檔案局承辦的“全國數字檔案室建設推進會”在南京召開。建鄴區檔案局、南京市審計局分別做經驗交流，國家檔案局還在兩家單位舉行了“全國示范數字檔案室”掛牌儀式，我市檔案信息化工作走在全國前列。

提起檔案人們印象中都是一件件厚厚的紙質卷宗，為了順應信息化時代發展需要，便于保管和查詢，國家檔案局于2015年啟動了“全國數字檔案館（室）”試點創建工作。我市檔案系統順應“智慧檔案”發展的大趨勢，啟動了數字檔案建設工作，使檔案由傳統“紙張”保管轉為“數據”存貯。

記者采訪得知，建鄴區共有區一級機關部門、單位64家，在“智慧建鄴”辦公平臺基礎上開發了“建鄴數字檔案管理系統”，該系統可實現電子文件的自動生成、流轉、歸檔、鑒定、移交、接受、利用等全業務流程操作。目前，全區所有部門檔案100%實現了數字化，業務范圍涵蓋電子文件生命周期的全過程。其開發的民生檔案“遠程查檔”應用功能，將部分民生檔案的利用延伸到街道，讓信息多跑路，讓百姓少跑腿，百姓在家門口就能查檔，拓展了數字檔案服務民生領域。

18日記者在建鄴區檔案局一樓查檔服務大廳看到，這里為市民提供了兩種查檔方式。其一是正常查檔，查檔者提供身份證，刷證后即可登陸系統，由檔案人員協助進行查檔；對攜帶介紹信、證明的查檔者，檔案工作人員將紙質文件掃描轉化為數字后即可查檔，并由檔案人員開具查檔證明，確保檔案合法有效。其二是自助查檔系統，查檔者刷身份證后，即可自主完成檔案查詢。建鄴區檔案局局長祁玉梅表示，從市民查檔過程來看，原來紙質檔案查詢，工作人員受理后要去庫房調檔，然后在復印，周期長、速度慢。數字檔案優點是查詢速度快，所有流程在電腦上完成，直接打印即可搞定，省時省力省心，方便快捷。

南京市審計局數字檔案室建設同樣有聲有色，目前，已形成市和11區兩級檔案一體化管理，數據庫涵蓋了文書、審計、照片、音頻、視頻和科技類別電子檔案，實現了南京市審計系統數字檔案室全覆蓋。